Figur Sekretaris Masa Depan

MAKALAH

Kompetensi Sekretaris Untuk Menghadapi Masa Depan

Untuk memenuhi tugas Kesekretarisan 1

Disusun Oleh :

Nur Rahmi Akbarini

K7411115

BKK PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2013

 

I.     PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Pada era globalisasi dengan tingkat teknologi tinggi sekarang ini, para eksekutif menjadi tergantung pada dukungan staff-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staff didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.

Peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Peranan sekretaris sangat penting dalam pertemuan-pertemuan bisnis yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya. Pertemuan tersebut tidak ada batas lagi antar negara; seolah-olah semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi. Menghadapi situasi seperti ini, negara-negara berkembang termasuk Indonesia akan berhadapan secara langsung dengan negara-negara maju yang memang unggul dalam berbagai aspek seperti aspek sumber daya manusia, aspek modal dan aspek teknologi. Kondisi yang demikian membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga sekreetaris yang didatangkan dari luar negeri. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar. Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam. Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.

Untuk itu sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya

B.     Rumusan Masalah

1.      Bagaimana posisi dan kualifikasi sekretaris dalam organisasi?

2.      Kompetensi yang harus dipunyai seorang sekretaris?

3.      Bagaimana hubungan kompetensi sekretaris dengan peran sekretaris profesional?

4.      Bagaimana cara sekretaris mengembangkan dirinya untuk menghadapi tantangan di masa depan?

C.     Tujuan

1.      Untuk mengetahui posisi dan kualifikasi sekretaris dalam organisasi

2.      Untuk mengetahui apa saja kompetensi yang harus dimiliki seorang sekretaris

3.      Untuk mengetahui hubungan antara kompetensi dengan peran sekretaris profesional.

4.      Untuk mengetahui cara sekretaris mengembangkan dirinya untuk menghadapi tantangan di masa depan.

II.      LANDASAN TEORI

A.    Pengetian Sekretaris Perusahaan

Sekretaris Perusahaan adalah pihak penghubung yang menjembatani kepentingan antara Perseroan dengan pihak eksternal, terutama dalam menjaga persepsi publik atas citra Perseroan dan pemenuhan tanggung jawab oleh Perseroan. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab kepada Direksi.

B.     Fungsi dan Tugas Pokok Sekretaris Organisasi.

Fungsi:
Membantu Direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam
komunikasi dengan Stake Holder, penyusunan laporan manajemen serta
kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan, pengelolaan
kehumasan (Relation Officer), Sistem Manajemen Informasi Perusahaan dan penerapan Manajemen Risiko.

Tugas Pokok :

1)        Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak Stakeholder.

2)        Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.

3)        Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal

4)        Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan.

5)        Melaksanakan kegiatan identifikasi risiko, pengukuran risiko dan
perumusan risk profile serta pemantauan dan pengendalian risiko

6)        Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.

7)        Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.

8)        Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

9)        Melakukan pembinaan kepada pegawai sesuai kewenangan dan
ketentuan yang berlaku

10)    Merumuskan Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang
merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu
Perusahaan yang telah ditetapkan.

11)    Menyiapkan laporan kegiatan Sekretariat Perusahaan secara benar dan
tepat waktu.

  

 

III.   PEMBAHASAN

A.    Posisi  dan kualifikasi sekretaris dalam organisasi

Dengan bertindak sebagai pusat informasi, posisi sekretaris dalam organisasi memiliki peran adalah sebagai berikut :

1.         Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar

2.         Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif)

3.         Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)

Sedangkan kualifikasi yang harus dimiliki sekretaris organisasi adalah sebagai berikut :

1.      Pengetahuan

a.       Mempunyai pengetahuan yang luas

b.      Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi

c.       Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya

d.      Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran

e.       Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing.

2.      Keterampilan

a.       Mampu menyusun laporan

b.      Mampu berkorespondensi

c.       Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing

d.      Mampu menggunakan teknologi perkantoran

3.      Kepribadian

a.       Memiliki kepribadian yang menarik dan baik.

b.      Loyalitas dan dedikasi yang tinggi

c.       Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab

B.     Kompetensi yang harus dimiliki seorang sekretaris

Kompetensi dimasa ini adalah perusahaan memilih sekretaris lulusan Strata satu (S1) dengan berbagai alasan yang antara lain bahwa tugas-tugas sekretaris dan administrasi dapat diselesaikan oleh siapapun termasuk yang tidak memiliki latar belakang pendidikan sekretaris sekalipun.

Alasan lain adalah lulusan D3 adalah tenaga fisik dan belum mampu terlibat berpikir secara analitis. Alasan ketiga adalah sekretaris jaman sekarang cenderung menjadi partner kerja pimpinan dan banyak terlibat dalam decision making process, bukan hanyasekedar pembantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Makakecenderungan merekrut sekretaris atau staf Strata satu akan semakin menjaditren masa kini.

Alasan selanjutnya adalah bahwa jika terjadi standarisasi jenjang pendidikan untuk level tertentu, maka lulusan S1 dalam posisi lebih aman.  Dengan alsan-alasan tersebut maka jelas bahwa jumlah sekretaris S1dengan tanpa latar pendidikan sekretaris akan semakin menjadi tren.

Untuk menghadapi persaingan dalam era globalisasi ini, seorang sekretaris harus memiliki kualitas dan kompetensi yang dapat menunjang karir sebagai seorang sekretaris profesional. Untuk itu sekretaris harus memiliki kompetensi berikut ;

1.         Keterampilan berkomunikasi

Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :

·       Penerima mengerti atau memahami isi pesan

·       Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan

·       Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

2.         Mampu mencari,mengintepretasikan memanfaatkan informasi.

Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinannya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin

3.         Mampu memberikan pemecahan masalah

Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna. Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

4.        Mampu mengembangkan skill Human Relations

Seorang sekretaris adalah orang yang harus mengerti tentang gaya dan karakter pimpinannya sehingga dapat mencari dan menemukan seorang karyawan yang dibutuhkan oleh pimpinan. Selain itu sekretaris bisa berperan sebagai trainer,bahkan leader dan mentor untuk seluruh staf administrasi yaitu dengan cara meninjau kinerja para staf, serta rekan kerja junior lainnya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :

a.  Team Work : mampu bekerja sama dalam team

b.  Positif Thinking, komponen yang positif pada first impression :

·           Sebut nama lawan bicara Anda

·           Sambut tamu di pintu ruang Anda

·           Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu

·           Salam dan mengulurkan tangan

·           Jangan bicara terlalu pesan / keras

·           Tunjukkan keramahan kepada setiap orang

c.   Good reminder : dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.

d.   Discrete : tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan

e.   Tactful : bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

5.         Mempunyai tanggungjawab dalam bekerja.

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.

Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.

Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

6.         Mempunyai wawasan yang luas

Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju. Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

o   Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja

o   Pengetahuan akan produk dari perusahaan

o   Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan

o   Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :

o   Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik

o   Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi, dan belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :

o   Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman

o   Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)

o   Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:

o   Pengambilan keputusan

o   Kepemimpinan

o   Kepuasan pelanggan

o   Kerjasama dan saling percaya 

C.     Hubungan Kompetensi sekretaris dengan peran sekretaris profesional

Frinch dan Crunkilton dalam Mulyasa (2004:38) berpendapat bahwa yang dimaksud dengan kompetensi adalah penguasaan terhadap suatu tugas, ketrampilan, sikap dan apresiasi yang diperlukan untuk menunjang keberhasilan. Hal itu menunjukan bahwa kompetensi mencakup tugas, ketrampilan, sikap dan apresiasi yang haruis dimiliki oleh seorang sekretaris. Sedangkan menurut  Biddle  dan  Thomas, peran  adalah  srangkaian rumusan yang membatasi perilaku-perilaku yang diharapkan dari pemegang kedudukan tertentu.

Jelas ada hubungan antara kompetensi yang dimiliki sekretasis dengan peran seorang sekretaris. Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Peran sekretaris disini adalah melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan kemajuan perusahaan dalam rangka membantu tugas-tugas yang diemban oleh atasannya. Peranan seorang sekretaris selain itu juga sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.

Jadi untuk melaksanakan peran sekretaris tersebut seorang sektretaris harus memiliki kompetensi-kompetensi yang cukup handal mengingat di masa sekarang ini dan di era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar. Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam

D.    Cara sekretaris mengembangkan dirinya untuk menghadapi tantangan di masa depan

Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :

1.      Pre Service Training

Yaitu latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi :

a.    Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.

b.    Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.

2.      In Service Training

Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.

Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal, yakni :

Ø  Menambah pengetahuan

Ø  Menambah keterampilan

Ø  Merubah sikap

Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu :

Ø  Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien.

Ø  Kepribadian yang menarik

Ø  Kemauan untuk bekerja.

  

IV.   PENUTUP

A.    Kesimpulan

Dengan berkembangnya kemajuan zaman ternyata profesi sekretaris banyak diminati. Hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi calon-calon sekretaris perusahaan. Setiap perusahaan pastinya menginginkan sekretaris yang berkompeten. Kompetensi inilah yang akan mnghantarkan sekretaris menuju kata sekretaris profesional.

Ketidakmampuan seseorang untuk menguasai kompetensi tersebut akan membuatnya tersaingi dengan orang lain. Maka, sekretaris diharapkan dapat mengembangkan dirinya untuk dapat mencapai kompetensi yang telah ditetapkan untuk menjadi sekretaris profesional.

B.     Saran

Agar dapat bersaing di dunia kerja maka seseorang harus pandai mengelola dirinya agar menjadi seseorang yang berkompeten. Pekerjaan yang cukup ketat persaingannya adalah pekerjaan menjad sekretaris perusahaan. Untuk itu seorang calon sekretaris perusahaan harus mampu memenuhi kompetensi seperti kemampuan berkomunikasi, kemampuan mengembangkan human relation, berwawasan luas, berkepribadian baik, dan lain-lain.

Daftar Pustaka :

http://7topranking.blogspot.com/2013/02/7-sekretaris-di-masa-depan.html

http://www.jakartaconsulting.com/art-15-10.htm